ANTECEDENTES
Solidaridad (www.solidaridadnetwork.org) es una organización internacional con más de 50 años de experiencia promoviendo el desarrollo de cadenas agrícolas, pecuarias y mineras responsables a nivel mundial. Solidaridad construye en conjunto con empresas, cooperativas y entidades financieras soluciones colaborativas con el fin de mejorar el desempeño de los productores de pequeña escala. La organización tiene 40 oficinas a nivel global y más de 1.100 colaboradores.
Desde 2012 Solidaridad implementa en Colombia programas para apoyar al sector agrícola en su transición hacia cadenas de valor más responsables. Solidaridad ofrece el desarrollo e implementación de soluciones educativas, digitales, financieras y ambientales para apoyar el fortalecimiento de las cadenas productivas. La oficina realiza estudios y facilita diálogos multi-actores a nivel sectorial. En este sentido, desde el año 2021 la Fundación Solidaridad viene desarrollando el programa ASOMBRATE, orientado a promover la agricultura sostenible en café y cacao bajo modelos agroforestales. Como parte de este programa, se formalizan acuerdos de participación entre la Fundación y pequeños productores, en los que ambas partes adquieren compromisos voluntarios de sostenibilidad ambiental, social y económica.
Actualmente, se proyecta alcanzar 23.000 acuerdos firmados al cierre de 2025 y se espera que para 2026–2027 la cifra ascienda a 50.000 acuerdos. Con el fin de asegurar la adecuada custodia, conservación y consulta de los acuerdos, la Fundación Solidaridad busca contratar un proveedor especializado en gestión documental con capacidad para administrar tanto la documentación física como digital, y garantizar acceso seguro en procesos de auditoría, atención a quejas o reclamos.
OBJETIVOS DE LA PROVEEDURÍA
Objetivo general:
Contratar un proveedor especializado en administración documental que brinde los servicios de recepción, custodia, organización, digitalización, conservación y consulta de los acuerdos de participación del programa ASOMBRATE, durante un periodo estimado de 3 a 5 años.
ALCANCE DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS
El proveedor deberá garantizar:
1) Recepción y custodia física
– Recepción periódica de los acuerdos físicos entregados por Solidaridad.
– Registro y trazabilidad de los documentos recibidos.
– Custodia bajo condiciones óptimas de seguridad, conservación y confidencialidad.
2) Digitalización y administración electrónica
– Digitalización de los acuerdos bajo estándares de calidad que permitan su legibilidad y conservación a largo plazo.
– Creación y administración de un repositorio digital seguro para consulta.
– Implementación de mecanismos de búsqueda, identificación y trazabilidad de documentos.
3) Acceso y consulta
– Disponibilidad de consultas digitales y físicas bajo solicitud expresa de Solidaridad.
– Atención de requerimientos en tiempos definidos (máximo 48 horas para consultas digitales y 5 días hábiles para entrega de originales físicos).
4) Conservación y custodia de largo plazo
– Garantizar condiciones de almacenamiento que permitan conservar la integridad de los documentos durante al menos 20 años.
– Aplicación de protocolos de seguridad contra pérdida, deterioro, incendio, humedad y acceso no autorizado.
5) Reportes y trazabilidad
– Generación de informes periódicos sobre el estado de los documentos, consultas realizadas y novedades.
– Disponibilidad de inventarios actualizados y trazabilidad de cada acuerdo.
REQUISITOS MÍNIMOS DEL PROVEEDOR
El proponente deberá ser una persona jurídica que cumpla con los siguientes requisitos:
– Experiencia demostrada de al menos 5 años en servicios de custodia y administración documental.
– Infraestructura física adecuada para la conservación de documentos a largo plazo.
– Plataforma digital o sistema de gestión documental que permita acceso seguro y trazabilidad de los documentos digitalizados.
– Protocolos de seguridad y confidencialidad certificados (ISO 27001, ISO 9001 o equivalentes deseables).
– Capacidad técnica y humana para garantizar los tiempos de respuesta solicitados.
– Experiencia con clientes en el sector social, fundaciones, ONG o entidades con manejo de grandes volúmenes documentales (deseable).
ENTREGABLES
– Plan de custodia y administración documental, detallando procedimientos, estándares y tiempos de respuesta.
– Repositorio digital habilitado y funcional, con acceso seguro para personal autorizado de Solidaridad.
– Informes periódicos de gestión documental.
– Devolución y entrega final de todos los acuerdos custodiados al finalizar el contrato, en condiciones óptimas y bajo protocolos acordados.
PLAZO DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración inicial de 3 años, prorrogable hasta 5 años, de acuerdo con la evaluación de resultados y necesidades de la Fundación.
PROPUESTA ECONÓMICA
El proponente deberá presentar una propuesta económica detallada que incluya:
– Costos de recepción y registro de documentos.
– Costos de custodia física y digital.
– Costos de digitalización (si aplican).
– Costos asociados a consultas y entrega de documentos.
– Condiciones de reajuste de tarifas durante la vigencia del contrato.
PROPUESTA DE EVALUACIÓN
Las propuestas serán evaluadas con base en los siguientes criterios:
– Experiencia y trayectoria de la empresa (30%).
– Capacidad técnica y metodológica propuesta (30%).
– Infraestructura tecnológica y de custodia (20%).
– Propuesta económica (20%).
CONDICIONES GENERALES
– La Fundación Solidaridad se reserva el derecho de adjudicar o no el contrato en función de la evaluación de las propuestas recibidas.
– Los documentos en custodia son propiedad exclusiva de la Fundación y deben mantenerse bajo estricta confidencialidad.
– El proveedor deberá suscribir acuerdos de confidencialidad y cumplir con la normativa colombiana vigente en materia de custodia documental y protección de datos personales.
DOCUMENTOS REQUERIDOS Y FECHA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Para aplicar a esta licitación, los participantes deben remitir al correo [email protected], los siguientes documentos:
- Cotización de los insumos descritos en el numeral dos (2). El proveedor debe considerar en su cotización:
-
- Todos los gastos, impuestos, transporte y demás factores que puedan afectar el valor final para el cumplimiento completo del objeto de estos términos de referencia.
- El valor unitario sin IVA, valor del IVA y valor total.
- La forma de pago.
- También, debe indicar que se aceptan los términos de referencia publicados para invitar a cotizar.
- Las personas jurídicas deben adjuntar los siguientes documentos:
| Persona jurídica |
| RUT |
| Copia del documento de identidad del representante legal |
| Certificación bancaria de la empresa proveedora o contratista |
| Certificado de existencia y representación legal |
| Formato de conocimiento de terceros persona jurídica (descargar aquí) |
| Formato de Habeas Data (descargar aquí) |
| Acuerdo de confidencialidad (descargar aquí) |
| Declaración de causas de inhabilidad para participar de la licitación, firmada por el representante legal o quien tenga poderes de representación (descargar aquí) |
3. Referencias comerciales que demuestren experiencia e idoneidad para cumplir el objeto.
La fecha límite para recepción de propuestas es el 29 de septiembre de 2025.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Las cotizaciones recibidas serán estudiadas por un comité evaluador de propuestas el cual se encarga de verificar el cumplimiento de los criterios que se listan a continuación con su respectiva ponderación:
- Competitividad de los precios ofrecidos (40%)
- Disponibilidad de logística y distribución en los municipios del proyecto (40%)
- Trayectoria comprobada en el negocio en el sector (20%)
CONSAGUINIDAD
De conformidad con la política de Solidaridad aplicable, los candidatos con parientes (incluyendo cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluyendo cónyuge) que trabajan para la organización como funcionario o contractual de la fuerza contractual complementaria, no serán elegibles para proveer servicios a Solidaridad.
