RESUMEN
La convocatoria tiene como objetivo desarrollar y probar una metodología escalable y replicable para que las empresas exportadoras de café y palma de aceite de Colombia puedan integrar en su estrategia de sostenibilidad los requerimientos establecidos por el reglamento de cadenas libres de deforestación y degradación ambiental de la Unión Europea.
- Dirigida a: empresas y/o profesionales con experiencia enacompañamiento a empresas en la construcción y el mejoramiento de sus estrategias ambientales corporativas y en la incorporación de regulaciones internacionales. Se valorará de manera especial a aquellos proponentes con experiencia específica en los sectores de café y palma de aceite. Las empresas y/o profesionales interesados en participar deben enviar una propuesta técnica completa conforme a los términos de referencia.
- Fecha máxima para envío de propuestas: 22 de abril de 2024 (11:59 p.m. hora colombiana) al correo electrónico: [email protected] con copia a [email protected].
Contexto
Solidaridad es una organización internacional fundada en 1969, la cual cuenta con oficinas en más de 50 países y trabaja con 13 productos diferentes. Tiene una larga trayectoria en el suministro de soluciones prácticas en el campo de la sostenibilidad a empresas locales, gobiernos y productores vinculados a las cadenas de suministro de productos agrícolas. Entre nuestros socios principales se encuentran importantes empresas con presencia en todo el mundo involucradas en la industria alimentaria, así como Gobiernos internacionales interesados en el desarrollo de proveedores con buenas prácticas en sostenibilidad.
Concretamente, para la cadena de café de Colombia, en la actualidad Solidaridad lidera la secretaría técnica del Acuerdo Café, Bosque y Clima. Este es un acuerdo voluntario de carácter público-privado, firmado actualmente por 34 organizaciones, incluyendo las principales empresas vinculadas a la cadena de comercialización de café del país, las cuales se han comprometido con el objetivo de mitigar y adaptar la caficultura al cambio climático, y promover la protección y restauración de los bosques en la cadena de suministro de café en Colombia.
De igual forma, para la cadena de palma de aceite de Colombia, Solidaridad actualmente lidera la secretaría técnica del Acuerdo de Cero Deforestación de Palma de Aceite. También es un acuerdo voluntario de carácter público-privado, firmado actualmente por 43 organizaciones vinculadas a la cadena de comercialización de palma de aceite y sus derivados, cuyo objetivo principal es visibilizar que el aceite de palma se produzca libre de deforestación y eliminar la huella de deforestación en el sector palmicultor de Colombia.
Es importante destacar que ambos Acuerdos constituyen plataformas multi-actor, las cuales sirven de escenario para llevar a cabo un trabajo colaborativo, que permita identificar y desarrollar soluciones precompetitivas frente a retos comunes que actualmente enfrentan el sector cafetero y palmero del país y del mundo.
En ese sentido, uno de los retos más importantes que actualmente enfrentan estos dos sectores está representado por el Reglamento para cadenas libres de deforestación y degradación ambiental (EUDR por sus siglas en inglés), normatividad recientemente aprobada por la Unión Europea con el objetivo de reducir al mínimo la contribución de esta región a la deforestación y la degradación de los bosques naturales del mundo, a las emisiones de gases de efecto invernadero y a la pérdida de biodiversidad.
Dicho Reglamento busca exigir un proceso de debida diligencia a las empresas que ingresan y comercializan ciertas materias primas en la UE, dentro de las cuales se encuentran el café y la palma de aceite. Dentro de las exigencias de esta norma está demostrar que los productos comercializados han sido producidos en áreas sin causar deforestación a partir del 31 de diciembre de 2020 y que han sido producidos legalmente, según la normativa de cada país.
Está previsto que estas exigencias entren en vigor a partir de del 1 de enero de 2025. Sin embargo, el camino que deberán seguir las empresas para demostrar su cumplimiento frente a las nuevas exigencias aún ha sido poco explorado, convirtiéndose así en un reto para que las mismas puedan seguir manteniendo sus relaciones comerciales con la UE, principal destino de las exportaciones de palma de aceite y segundo destino de las exportaciones de café de Colombia.
Partiendo de este escenario, la presente iniciativa busca desarrollar un ejercicio práctico de debida diligencia en materia de deforestación con dos empresas comercializadoras de café y dos empresas comercializadoras de palma de aceite. Estas serán seleccionadas por las respectivas secretarías técnicas de cada Acuerdo, según unos requisitos mínimos definidos previamente y los resultados de este proceso se informarán a la empresa seleccionada para llevar a cabo el presente ejercicio piloto.
Se espera que el presente ejercicio piloto contribuya a la definición de una ruta a seguir por parte de las empresas de la cadena comercial de café y palma de aceite de Colombia, para demostrar su cumplimiento frente al EUDR. De esta forma, se espera que el trabajo colaborativo desarrollado desde los Acuerdos en mención contribuya a la búsqueda de soluciones efectivas frente a retos comunes para las empresas que lo conforman, las cuales les faciliten seguir operando adecuadamente en un mercado global, cada vez más comprometido con la protección de los bosques y la sostenibilidad en general.
Objeto de la convocatoria
La presente convocatoria tiene por objeto desarrollar y probar una metodología escalable y replicable, para que las empresas exportadoras de café y palma de aceite de Colombia puedan integrar en su estrategia de sostenibilidad los requerimientos del Reglamento de Cadenas libres de deforestación de la Unión Europea (EUDR por sus siglas en inglés).
Los objetivos específicos de la presente convocatoria son:
- Acompañar a dos (2) empresas del sector cafetero y dos (2) empresas del sector palmero en la identificación de los avances y las brechas actuales frente a la implementación de EUDR, incluyendo los temas de deforestación y de legalidad, tal como lo establece este reglamento.
- Acompañar a cada una de las empresas en la definición de una hoja de ruta orientada a cerrar las brechas identificadas previamente para la implementación de cadenas libres de deforestación según lo requerido por EUDR.
- Acompañar a cada una de las empresas en la identificación de los riesgos legales y de deforestación según lo requerido por EUDR, para las cadenas de abastecimiento seleccionadas para ser analizadas en el presente ejercicio piloto.
- Documentar los procesos de aprendizaje del proceso de integración de EUDR con las empresas participantes del ejercicio por medio de la construcción de un documento de referencia para la implementación de cadenas libres de deforestación para los sectores de café y palma de aceite.
Especificaciones técnicas
Metodología
Será responsabilidad del proveedor del servicio definir la metodología detallada para la ejecución del proyecto y el alcance de los objetivos planteados. Uno de los marcos de referencia que podrán considerarse para este ejercicio serán las guías de debida diligencia de la OCDE y FAO en la materia, sin embargo, se podrán considerar otras metodologías y marcos de referencia a criterio del proponente.
Actividades
Independientemente de la metodología a ser propuesta, se deberán incluir como mínimo las siguientes actividades:
- Definición y aprobación del plan de trabajo detallado.
- Revisión documental sobre EUDR y las metodologías existentes de debida diligencia.
- Análisis del significado de legalidad de EUDR vs significado de legalidad en Colombia.
- Análisis del estado actual de alistamiento de cada una de las empresas frente a EUDR.
- Desarrollo de material de capacitación para cada uno de los sectores, con miras a la apropiación del reglamento EUDR dentro de las estrategias y operaciones de las empresas.
- Acompañamiento a cada una de las empresas en la definición de una hoja de ruta orientada a cerrar las brechas identificadas previamente para la implementación de cadenas libres de deforestación.
- Identificación de riesgos legales y de deforestación para cada una de las empresas y cadenas de abastecimiento seleccionadas para el presente ejercicio piloto.
- Acompañamiento a cada una de las empresas en la definición de una primera aproximación a plan de gestión de riesgo o en la definición de un portafolio de alternativas que sirvan de elementos para la definición de planes de gestión de los riesgos de deforestación y de legalidad identificados previamente.
- Definición de una propuesta de sistema de verificación interna del proceso de debida diligencia en materia de cadenas libres de deforestación para las empresas.
- Documentación de una guía replicable para cada sector (café y palma de aceite) para la integración de EUDR en la estrategia y operación de empresas.
Tiempo de ejecución
El presente ejercicio piloto deberá ejecutarse en un plazo máximo de seis (6) meses, contados a partir de la firma del contrato de prestación del servicio.
Entregables
| Entregable | Contenidos mínimos | Descripción | Fecha de entrega |
|---|---|---|---|
| Descripción de actividades, subactividades, plazos y responsables de su ejecución. | Un (1) documento en formato Word o Excel. | 2 semanas después de la fecha de inicio. |
| Identificación de brechas y avances de cada una de las empresas frente a los requerimientos de EDUR, incluyendo tanto aspectos de deforestación, como legales contemplados por la norma. | Un (1) documento en formato Word para cada empresa, para un total de cuatro (4) documentos. | 8 semanas después de la fecha de inicio. |
| Conjunto de materiales diseñados para capacitar a las empresas en temas de EUDR. Debe incluir la(s) guía(s) para su adecuado uso por parte de las empresas. | Un (1) documento en formato Word. Un (1) documento en formato para impresión de alta calidad. | 12 semanas después de la fecha de inicio. |
| Listado de criterios de legalidad para tener en cuenta a la luz de EUDR y listado de criterios de legalidad para tener en cuenta a la luz de las leyes colombianas, incluyendo las siguientes temáticas:
| Un (1) documento en formato Word. | 12 semanas después de la fecha de inicio. |
|
| Un (1) documento en formato Word para cada empresa, para un total de cuatro (4) documentos. | 16 semanas después de la fecha de inicio. |
| Primera aproximación a un plan de gestión de riesgos o un portafolio de alternativas que sirvan de elementos para la definición de planes de gestión de los riesgos de deforestación y de legalidad identificados previamente. | Un (1) documento en formato Word para cada empresa, para un total de cuatro (4) documentos. | 20 semanas después de la fecha de inicio. |
| Paso a paso de la ruta a seguir para la implementación de EUDR para cada uno de los sectores analizados (café y palma de aceite). | Un (1) documento en formato Word para cada sector, para un total de dos (2) documentos. | 24 semanas después de la fecha de inicio. |
Valor:
El valor de la propuesta económica debe incluir los impuestos respectivos. No debe incluir gastos de viaje ni de alquiler de salones para la realización de talleres o sesiones de trabajo presenciales, los cuales serán cubiertos por Solidaridad en caso de ser requeridos
Garantías:
EL OFERENTE, con la suscripción del contrato se obliga a constituir garantía ante compañía de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país, en formato de cumplimiento ante entidades particulares en la cual deberá aparecer como beneficiario “SOLIDARIDAD”, NIT 900639077-5, que ampare los siguientes riesgos:
- a) Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, y con una vigencia que inicie a partir de la suscripción del mismo e igual al plazo de ejecución de esta y cuatro (2) meses más.
- b) Calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, y con una vigencia que inicie a partir de la suscripción del mismo e igual al plazo de ejecución de esta y cuatro (2) meses más.
Condiciones de pago
Los pagos se harán con base en la entrega y aprobación de los entregables definidos previamente, de la siguiente forma:
| Pago | Entregables | Valor del pago | Fecha estimada de pago |
|---|---|---|---|
| Primer pago | 1,2 | 50% del valor total del contrato. | 2 semanas después de la fecha de inicio. |
| Segundo pago | 3,4 | 25% del valor total del contrato. | 12 semanas después de la fecha de inicio. |
| Tercer pago | 5,6,7 | 25% del valor total del contrato. | 24 semanas después de la fecha de inicio. |
Para la realización de los pagos se deberán presentar los siguientes documentos:
- Entregables en el formato solicitado y en su versión final aprobada.
- Aprobación de los entregables, emitido por la persona responsable de la ejecución del contrato designada por Solidaridad.
- Factura electrónica.
Requisitos mínimos para participar en la licitación
El proveedor debe contar con todos los requisitos de ley para ejercer este tipo de actividad económica y estar en capacidad de facturar conforme lo exige la ley colombiana.
El proveedor debe tener una trayectoria de por lo menos cinco (5) años en acompañamiento a empresas en la construcción y el mejoramiento de sus estrategias ambientales corporativas y en la incorporación de regulaciones internacionales.
El proveedor debe cumplir con los requerimientos expresados en la declaración de causas de inhabilidad para licitar con nuestra organización.
Normas generales de contratación
En todas las invitaciones a presentar ofertas se indicará si estas son rechazadas si se ha producido alguna práctica ilegal o corrupta en relación con la adjudicación. En todos los contratos celebrados en el marco del proyecto el beneficiario de la subvención podrá anular el contrato si considera que se han producido prácticas ilegales o corruptas en relación con la adjudicación o ejecución del contrato.
Documentos requeridos y fecha de presentación de propuestas
Para aplicar a esta licitación, los participantes deben remitir a Carlos Isaza, Gerente del Programa Café para Solidaridad Colombia, al correo [email protected], los siguientes documentos:
- Propuesta técnico-económica, la cual debe estar en formato Word y debe incluir, como mínimo, los siguientes contenidos: breve descripción del proponente, objetivos, metodología, actividades, entregables, calendario, propuesta económica y forma de pago, equipo técnico para implementación de la propuesta (descripción de perfiles técnicos o, preferiblemente, hojas de vida de los profesionales que se vincularán a la propuesta). Adicionalmente, la propuesta debe indicar que se aceptan los términos de referencia publicados para invitar a cotizar.
- Adicionalmente, se deberán anexar los siguientes documentos según la naturaleza del proponente:
Objeto de la convocatoria
La presente convocatoria tiene por objeto desarrollar y probar una metodología escalable y replicable, para que las empresas exportadoras de café y palma de aceite de Colombia puedan integrar en su estrategia de sostenibilidad los requerimientos del Reglamento de Cadenas libres de deforestación de la Unión Europea (EUDR por sus siglas en inglés).
Los objetivos específicos de la presente convocatoria son:
- Acompañar a dos (2) empresas del sector cafetero y dos (2) empresas del sector palmero en la identificación de los avances y las brechas actuales frente a la implementación de EUDR, incluyendo los temas de deforestación y de legalidad, tal como lo establece este reglamento.
- Acompañar a cada una de las empresas en la definición de una hoja de ruta orientada a cerrar las brechas identificadas previamente para la implementación de cadenas libres de deforestación según lo requerido por EUDR.
- Acompañar a cada una de las empresas en la identificación de los riesgos legales y de deforestación según lo requerido por EUDR, para las cadenas de abastecimiento seleccionadas para ser analizadas en el presente ejercicio piloto.
- Documentar los procesos de aprendizaje del proceso de integración de EUDR con las empresas participantes del ejercicio por medio de la construcción de un documento de referencia para la implementación de cadenas libres de deforestación para los sectores de café y palma de aceite.
Normas generales de contratación
En todas las invitaciones a presentar ofertas se indicará si estas son rechazadas si se ha producido alguna práctica ilegal o corrupta en relación con la adjudicación. En todos los contratos celebrados en el marco del proyecto el beneficiario de la subvención podrá anular el contrato si considera que se han producido prácticas ilegales o corruptas en relación con la adjudicación o ejecución del contrato.
Documentos requeridos y fecha de presentación de propuestas
Para aplicar a esta licitación, los participantes deben remitir a Carlos Isaza, gerente del Programa Café para Solidaridad Colombia, al correo [email protected], los siguientes documentos:
- Propuesta técnico-económica, la cual debe estar en formato Word y debe incluir, como mínimo, los siguientes contenidos: breve descripción del proponente, objetivos, metodología, actividades, entregables, calendario, propuesta económica y forma de pago, equipo técnico para implementación de la propuesta (descripción de perfiles técnicos o, preferiblemente, hojas de vida de los profesionales que se vincularán a la propuesta). Adicionalmente, la propuesta debe indicar que se aceptan los términos de referencia publicados para invitar a cotizar.
- Referencias comerciales que demuestren experiencia e idoneidad para cumplir el objeto.
- Adicionalmente, se deberán anexar los siguientes documentos según la naturaleza del proponente:
| Persona jurídica | Persona Natural |
| RUT | RUT |
| Copia del documento de identidad del representante legal | Copia del documento de identidad del proveedor o contratista |
| Certificación bancaria de la empresa proveedora o contratista | Certificación bancaria a nombre propio del proveedor o contratista |
| Certificado de existencia y representación legal | Formato de conocimiento de terceros persona natural |
| Formato de conocimiento de terceros persona jurídica | Formato de Habeas Data |
| Formato de Habeas Data | Acuerdo de confidencialidad |
| Acuerdo de confidencialidad | Declaración de causas de inhabilidad para participar de la licitación, firmada por el representante legal o quien tenga poderes de representación (anexo 3B – Persona Natural) |
| Declaración de causas de inhabilidad para participar de la licitación, firmada por el representante legal o quien tenga poderes de representación (anexo 3A-Persona Jurídica) |
4. Referencias comerciales que demuestren experiencia e idoneidad para cumplir el objeto.
Fecha límite para la recepción de propuestas
La fecha límite para recepción de propuestas será el 22 de abril 2024.
Criterios de selección
Las cotizaciones recibidas serán estudiadas por un comité evaluador de propuestas el cual se encarga de verificar el cumplimiento de los criterios que se listan a continuación con su respectiva ponderación:
- Calidad de la propuesta técnica presentada (50%).
- Competitividad de los precios ofrecidos (30%).
- Experiencia y trayectoria demostrada por el proponente en la temática y en los sectores de interés (20%).
Consanguinidad
De conformidad con la política de Solidaridad aplicable, los candidatos con parientes (incluyendo cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluyendo cónyuge) que trabajan para la organización como funcionario o contractual de la fuerza contractual complementaria, no serán elegibles para proveer servicios a Solidaridad.
Preguntas o inquietudes
Las preguntas e inquietudes sobre los presentes términos de referencia podrán ser enviadas al correo electrónico [email protected] con copia a
[email protected].
