1.Antecedentes
Solidaridad es una organización internacional con más de 50 años de experiencia en el desarrollo de cadenas de valor sostenibles e inclusivas de distintos commodities, poniendo al centro a los pequeños productores. Solidaridad está en más de 40 países alrededor del mundo y busca transformar las prácticas de producción de distintos sectores para que los pequeños productores accedan a medios de vida y oportunidades de negocio justas y rentables.
Actualmente, en Solidaridad Perú, nos encontramos en la búsqueda de un “Practicante Administrativo” para que nos apoye durante un periodo de 06 meses en el programa de Minería en nuestra oficina central (Lima-Miraflores), si te interesa y cumples con el perfil te invitamos a participar de esta convocatoria.
2.Descripción del puesto
2.1. Área: Programa Minería
2.2. Objetivo del Puesto:
- Apoyar en la efectiva organización/gestión de los procesos administrativos del programa Minería.
2.3. Posición en la organización:
- Coordina y reporta de manera cercana con el Asistente Administrativo del Programa Minería.
- Reporta a Coordinadora de Gestión Administrativa y Coordinadora de Administración y RRHH.
- Trabaja en coordinación con el equipo técnico del Programa Minería.
- Trabaja en coordinación con el equipo de Finanzas.
3.Funciones
- Apoyar en la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad y donantes de los proyectos del Programa, y que estos sean seguidos por todo el equipo de Minería.
- Apoyo en la elaboración de flujogramas, resúmenes, presentaciones, que fomenten una mejor comprensión de los procesos administrativos.
- Preparación de los rotafolios para envíos de Courier.
- Participar en las reuniones de coordinación y planificación de actividades con el equipo administrativo y el equipo técnico del Programa, cuando se requieran.
- Apoyo en la Verificación de los formatos de solicitud de viáticos y otros gastos, que envía el equipo del programa, cumplan con los lineamientos del Proceso de Solicitud de Viáticos y otros gastos:
- Asegurar que las solicitudes de viáticos estén almacenadas en la carpeta Drive asignada y compartida con los usuarios y tesorería.
- Verificar que la solicitud cumpla los lineamientos del donante e institucionales, según PGS 03 y en el FOS 11.
- Realizar las correcciones que hayan sido identificadas, para que la solicitud proceda.
- Revisar las solicitud de viáticos del personal del Programa para posteriormente enviarlo a tesorería.
- Apoyar en el llenado de control y el seguimiento oportuno de la presentación de rendiciones de cada miembro del equipo de Minería de manera continúa.
- Apoyar en la primera validación y organización digital de las rendiciones de gastos/viáticos del equipo del programa cumpla con lo establecido en el PGS 03:
- Asegurar que los datos presupuestales estén llenados correctamente.
- Verificar que la información de los comprobantes compartidos en el formato de rendición sea la correcta (Fecha, número de comprobante, monto, etc).
- Verificar que los datos de las facturas/ boletas de venta estén a nombre de Solidaridad, contengan la dirección y RUC y estén debidamente detalladas
- Verificar que estén usando el formato de rendición actual
- Verifica que los gastos correspondan a las partidas correspondientes del proyecto
- Coordinar con el área de finanzas el adecuado archivo de los comprobantes en físico de aquellos proyectos que lo requieran.
- Apoyar en la cotización y gestión de la solicitud de pago de servicios básicos a tesorería, que no superen los S/1,499.00, requeridos por el Programa.
- Apoyo en la impresión, el archivo, organización y control de los contratos de servicios en físico de los proyectos que exijan este criterio.
- Apoyo de la logística organizando conferencias, talleres, visitas (nacionales e internacionales), y otras actividades requeridas, pago de servicios de los eventos, alojamientos, que no superen los S/1,499.00.
- Apoyar en el llenado del control de pagos solicitados al área de Tesorería.
- Apoyo en la atención de visitantes nacionales y/o extranjeros en la oficina central.
- Apoyar en el llenado del control de los pasajes emitidos por el Programa.
- Apoyo en el control y mantenimiento de activos fijos del Programa, asegurando el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos.
- Apoyo en la actualización de la base de datos de proveedores del Programa que se maneja desde la Administración Central.
- Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo.
Funciones de apoyo en RRHH:
- Apoyar en el seguimiento de seguridad y salud ocupacional para el Programa de Minería, en coordinación con el comité de SST.
- Apoyo al encargado de RRHH para organizar actividades que fomenten un buen clima laboral del equipo Minería: Cumpleaños, días festivos, aniversarios, celebración de fin año, talleres vinculados al área.
- Apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a RRHH.
- Apoyo coordinando con el equipo de RRHH y equipo Técnico cualquier inconveniente con los correos institucionales.
4.Perfil del puesto:
4.1. Experiencia laboral:
- 3 meses de experiencia realizando prácticas en administración.
- Se valorará si ha realizado voluntariados.
4.2. Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:
- Estudiante de últimos ciclos o recién egresado técnico o universitario de la carreras de Administración de empresas, RRHH y/o afines.
4.3. Conocimientos para el puesto
- Conocimiento intermedio del idioma inglés (no indispensable)
- Dominio de programas de Microsoft Office (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel básico-intermedio.
- Dominio en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc).
- Dominio en el uso de herramientas digitales que aporten a procesos como Canva, Miro, etc.
4.4. Habilidades y competencias:
- Habilidades de comunicación oral y escrita para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
- Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
- Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
- Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
- Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
- Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
- Habilidades de control y manejo logístico.
- Orientado al logro de objetivos.
- Buena capacidad de redacción.
5.Condiciones de trabajo
- Lugar de Trabajo: Oficina Lima, Avenida Reducto 1310, Miraflores
- Modalidad y Horario:
- De lunes a viernes, de 9am a 4pm o 9am a 6pm (dependiendo la modalidad de convenio)
- Híbrido, presencial (Martes y Jueves)
- Tipo de Contrato: Convenio de prácticas
6.Información de postulación
Si estás interesado/a en ser parte de este emocionante proyecto, envía tu CV al correo electrónico [email protected], con el asunto VACANTE – PRACTICANTE ADMINISTRATIVO, incluyendo una carta de motivación explicando las razones por las que piensas que tú eres el/la mejor candidato/a para esta posición. ¡Te esperamos hasta el 30 de junio!
“Solidaridad es una organización que valora la diversidad y garantiza la igualdad de oportunidades para todos los candidatos, independientemente de su edad, raza, género, clase, nacionalidad, orientación sexual, religión o creencias”
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