VACANTE l AUXILIAR ADMINISTRATIVO CAFÉ Y CACAO

2. Descripción del puesto

2.1. Área: Administración del Programa Café/Cacao

2.2. Objetivo del Puesto: Contribuir a la efectiva comprensión e implementación de procesos y políticas administrativas, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del programa en el que se desarrolla.

2.3. Posición en la organización:

• Reporta al Gerente del Programa de café y al Gerente del Programa de Cacao.
• Coordina con el Coordinador del Programa café y el coordinador del Programa de Cacao.
• Coordina y reporta con la asistencia de los programas Café y Cacao, y el equipo Administrativo-RRHH Central. 
• Trabaja en coordinación con el equipo técnico del Programa Café y Cacao.
• Trabaja en coordinación con el equipo financiero de SOLIDARIDAD.

3.Funciones

3.1 Funciones administrativas:

• Apoyo en la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad y donantes, sea seguido por todo el personal del Programa, elaborando documentos, flujogramas, resúmenes o presentaciones que fomenten dicha comprensión.   
• Participar en las reuniones de coordinación y planificación de actividades con el equipo de los Programas Café y Cacao. 
• Gestionar las solicitudes de emisión de pasajes aéreos de los Programas Café y Cacao:
  • Solicitar la cotización con la agencia de viajes y comunicar al equipo interesado.  
  • Solicitar la agenda / programa del viaje a realizar incluyendo la información presupuestal que asumirá dicho gasto. 
  • Solicitar la emisión de los pasajes aéreos y revisión de los mismos asegurándose de la información contenida. 
  • Garantizar el llenado del cuadro de control de compra de pasajes aéreos.
  • Solicitar el pago correspondiente de la compra a tesorería, adjuntando la documentación respectiva.
• Verificar que los formatos de solicitud de viáticos y otros gastos, que envía el equipo del programa, cumplan con los lineamientos del  Proceso de Solicitud de Viáticos y otros gastos: 
  • Asegurar que las solicitudes de viáticos estén almacenadas en la carpeta Drive asignada y compartida con los usuarios y tesorería. Validar e incluir agenda o itinerario del viaje.
  • Llevar un control y el seguimiento oportuno de la presentación de rendiciones de cada miembro del equipo de manera continúa.
  • Verificar que la solicitud cumpla los lineamientos del donante e institucionales, según PGS 03 y en el FOS 02.  
  • Asegurarse de que se realicen las correcciones que hayan sido identificadas, para que la solicitud proceda.
• Verifica que las rendiciones de gastos/viáticos del equipo del programa cumpla con lo establecido en el PGS 03:
  • Asegurar que los datos presupuestados estén llenados correctamente.
  • Verificar que los datos de las facturas estén a nombre de Solidaridad. 
  • Verificar que estén usando los formatos de rendición, Declaración Jurada y Planilla de Movilidad.
  • Verifica que los gastos correspondan a las partidas correspondientes del proyecto.
• Mantener en copia a la asistente de los Programas de Café y Cacao, toda solicitud de pago para que pueda mantenerse actualizado el archivo de control de gastos de dichos programas.
• Encargada de liderar la logística organizando conferencias, talleres, visitas (nacionales e internacionales), y otras actividades requeridas, pago de servicios de los eventos, alojamientos, que no requieren contrato.
• Encargada del control del activo fijo de los programas Café y Cacao, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
• Encargada de la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.), de los programas Café y Cacao.
• Asegurar el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos y el adecuado registro en el control, de los programas Café y Cacao.
• Realizar el control y seguimiento de correcto uso de los vehículos asignados al personal del programa según políticas internas y la renovación de seguros. 
• Realizar el control y autorización del uso eficiente del combustible que utilicen los vehículos del programa y/o Proyecto.
• Llevar el Control de bitácoras y realizar un reporte semanal según los formatos establecidos para ser emitidos al área de coordinación del Programa y/o Proyecto.
• Contribuir con el llenado del  control de pagos de los programas de Café y Cacao solicitados al área de Tesorería.
• Informar al área administrativa-financiero de la oficina central en Lima sobre temas trascendentes administrativos del programa y otros que se requieran.
• Manejo eficiente de caja chica operativa de los Programas Café y Cacao.

3.2 Funciones de apoyo en Administración y RRHH Central:

• Comunicar a la encargada de RRHH sobre las solicitudes de vacaciones y días subsidiados del personal del programa. Asimismo, llevar un registro actualizado de permisos y compensaciones solicitados por el personal por diferentes motivos.
• Apoyo en el seguimiento al cumplimiento del llenado de los Timesheet del personal del Programa.
• Apoyo al encargado de RRHH para organizar actividades que fomenten un buen clima laboral entre los empleados de Solidaridad: Cumpleaños, días festivos, aniversarios, celebración de fin año, talleres vinculados al área. 
• Apoyo coordinando con RRHH central cualquier inconveniente con los correos institucionales del programa.
• Apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a la oficina central.
• Apoyo coordinando con el equipo administrativo – central cualquier inconveniente con los correos institucionales.
• Apoyar en el seguimiento de seguridad y salud ocupacional de las oficinas de Moyobamba y Juanjui en coordinación con el comité de SST.

Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del programa.

4.Perfil del puesto (requisitos)

4.1 Experiencia Laboral: 

• Dos años de experiencia como auxiliar administrativo.
• 1 año de experiencia en logística, cotización y organización de eventos.
• 1 año de experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
• Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc)
• Experiencia en el manejo de Kardex (deseable)
• Experiencia con trato de productores del sector Café y Cacao (deseable)

4.2.Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios: 

• Egresado(a) técnico en Administración de empresas y/o afines.

4.3.Conocimientos para el puesto:

• Conocimiento intermedio del idioma inglés (deseable)
• Dominio de programas de Microsoft Office (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) nivel intermedio. 
• Deseable trabajo con herramientas online de gestión de proyectos (e.g. Trello, Monday.com, GanttPro, Canva, etc.)
• Conocimiento en herramientas IA

4.4.Habilidades y Competencias:

• Habilidades de comunicación asertiva (oral y escrita) para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
• Atención al detalle en los procesos de gestión.
• Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos de los programas.
• Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
• Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
• Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
• Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
• Orientado al logro de objetivos.
• Excelente capacidad de redacción.

5. Condiciones laborales

• Lugar de Trabajo: Lima, Perú 
• Modalidad y Horario: Modalidad Híbrida, de lunes a viernes de 9am a 6pm
• Tipo de Contrato: A plazo fijo

6.Proceso de postulación

Si estás interesado/a en ser parte de este emocionante proyecto, envía tu CV al correo electrónico [email protected], con el asunto VACANTE – AUXILIAR ADMINISTRATIVO, incluyendo una carta de motivación explicando las razones por las que piensas que tú eres el/la mejor candidato/a para esta posición. ¡Te esperamos hasta el 29 de Marzo del 2026!

“Solidaridad es una organización que valora la diversidad y garantiza la igualdad de oportunidades para todos los candidatos, independientemente de su edad, raza, género, clase, nacionalidad, orientación sexual, religión o creencias”

CONTACTO