1.Antecedentes
Solidaridad una organización internacional con más de 50 años de experiencia en el desarrollo de cadenas de valor sostenibles e inclusivas de distintos commodities, poniendo al centro a los pequeños productores. Solidaridad está en más de 40 países alrededor del mundo y busca transformar las prácticas de producción de distintos sectores para que los pequeños productores accedan a medios de vida y oportunidades de negocio justas y rentables.
SOLIDARIDAD viene adjudicando la ejecución del proyecto PE01099 “FARM2FOREST LINK” “Protegiendo a los Bosques y Productores”. El Proyecto tiene como objetivo empoderar a pequeños productores de café y cacao para que puedan cumplir con el Reglamento Europeo de Deforestación (EUDR), demostrando que su producción está libre de deforestación. El EUDR, que entra en vigor a finales de 2025, prohíbe la entrada en el mercado europeo de productos vinculados a la deforestación. Sin embargo, los pequeños productores suelen carecer de las herramientas, conocimientos y apoyo necesarios para cumplir con estos requisitos, lo que pone en riesgo su acceso al mercado europeo, aumenta la pobreza y fomenta la deforestación. El proyecto desarrollará una solución para que 28,000 productores de Perú y Honduras puedan demostrar que su producción está libre de deforestación. Además, capacitará a agricultores en prácticas sostenibles e informará sobre el EUDR, colaborará con gobiernos y cooperativas para escalar la solución e involucrar a empresas europeas para adoptarla y promover cambios de política. Así, busca reducir la deforestación y garantizar el acceso de los pequeños productores al mercado europeo.
En vista que SOLIDARIDAD debe brindar los Servicios descritos en el numeral precedente, y ante la necesidad de cubrir temporalmente el puesto de la asistente administrativa titular por motivos de licencia administrativa (suplencia por maternidad), se requiere un personal calificado y con experiencia administrativa de proyectos del sector Café y Cacao. Este profesional dará soporte en todos los aspectos vinculados a los Servicios que implica el Proyecto para poder cumplir con sus prestaciones, por lo que se convoca el puesto de “Asistente Administrativa de Café y Cacao”.
2. Descripción del puesto
2.1. Área: Administración del Programa Café/Cacao
2.2. Objetivo del Puesto: Contribuir al desarrollo y a la efectiva comprensión e implementación de procesos y políticas administrativas de Solidaridad y lineamientos específicos de los donantes, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del programa en el que se desarrolla.
2.3. Posición en la organización:
- Reporta a Gerente del Programa de Café y Gerente del Programa Cacao.
- Supervisión funcional:
- Coordinadora de Gestión Administrativa.
- Coordinadora Administrativa y RRHH.
- Coordinador del Programa Café.
- Coordinador del Programa Cacao.
- Coordina con:
- Coordinador del Programa Café.
- Coordinador del Programa Cacao.
- De manera cercana y continúa con la Auxiliar administrativa de Café y Cacao y con el Practicante Técnico de Cacao y Café.
- El equipo técnico del Programa Café y Cacao.
- El equipo transversal: Administración de programas, RRHH, Comunicaciones, Gis, Desarrollo de Negocios, Acuerdos Sectoriales y Finanzas.
3.Funciones
- Gestión Administrativa y Cumplimiento:
- Asegurar el cumplimiento y correcta aplicación de las políticas, normas y procedimientos institucionales y de los donantes.
- Garantizar la adecuada gestión y presentación de la documentación administrativa requerida para auditorías internas y externas.
- Apoyar en la elaboración, actualización y difusión de procesos y políticas administrativas de los programas.
- Asegurar la adecuada organización, actualización y resguardo de la documentación digital del programa.
- Encargada de la elaboración de las actas de transferencia de entrega de los insumos, bienes, entre otros, previa coordinación con el equipo del programa.
- Llevar el control (Kardex) actualizado de insumos, bienes, entre otros adquiridos y transferidos por el programa y reportarlo oportunamente a la oficina central.
- Organización digital en el shared drive administrativo, los convenios, acuerdos y otros documentos relacionados al Programa.
- Mantener comunicación oportuna con el área administrativa-financiera sobre temas relevantes de los programas.
- Gestión de Adquisiciones y Contrataciones:
- Gestionar y dar seguimiento a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, asegurando el cumplimiento de los lineamientos institucionales y de donantes.
- Verificar la disponibilidad presupuestal en coordinación con el área financiera.
- Gestionar la documentación contractual y dar seguimiento a su correcta ejecución.
- Gestión financiera y control presupuestal:
- Controlar, dar seguimiento y monitorear la ejecución financiera y los gastos de los proyectos del Programa Café y Cacao.
- Gestionar la programación de pagos y dar seguimiento a su ejecución en coordinación con el área de tesorería.
- Verificar la consistencia de la información financiera y administrativa vinculada a los proyectos.
- Gestión de activos y control de recursos:
- Supervisión y validación de la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.).
- Supervisar el uso adecuado de equipos, vehículos y otros recursos asignados.
- Asegurar el cumplimiento de los lineamientos institucionales en la gestión de activos y recursos.
- Mejora Continúa y control interno:
- Asegurar la trazabilidad de los procesos administrativos del programa.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer acciones correctivas.
- Velar por el cumplimiento de controles internos y lineamientos institucionales.
Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del programa.
4.Perfil del puesto (requisitos)
4.1 Experiencia Laboral:
- Cuatro años de experiencia como asistente administrativo.
- Experiencia en procesos de contratación de servicios y/o consultorías.
- Experiencia en logística, cotización y organización de eventos.
- Experiencia con trato de productores del sector Café (deseable).
- Experiencia en relacionamiento con organizaciones e instituciones.
- Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
- Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc)
- Experiencia en el manejo de Kardex (deseable)
4.2.Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:
- Profesional Técnico o universitario en carreras de Administración, Contabilidad y/o afines.
4.3.Conocimientos para el puesto:
- Conocimiento intermedio del idioma inglés (no indispensable).
- Dominio de programas de Microsoft Office a nivel intermedio (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel intermedio o avanzado.
- Deseable trabajo con herramientas online de gestión de proyectos (e.g. Trello, Monday.com, GanttPro, Canva, etc.).
- Conocimiento en herramientas IA.
4.4.Habilidades y Competencias:
- Habilidades de comunicación asertiva (oral y escrita) para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
- Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
- Atención al detalle en los procesos de gestión.
- Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
- Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
- Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
- Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
- Orientado al logro de objetivos.
- Excelente capacidad de redacción.
5. Condiciones laborales
- Lugar de Trabajo: Home office, con disponibilidad para viajar a zona de intervención en proyectos de la región.
- Modalidad y Horario: Modalidad virtual, de lunes a viernes de 8am a 5pm
- Tipo de Contrato: Suplencia (5 a 6 meses)
6.Proceso de postulación
Si tienes pasión por la gestión operativa, la organización administrativa y quieres contribuir al desarrollo de cadenas de valor sostenibles en el sector agrícola de América Latina , sigue estos pasos para postular a esta posición de suplencia:
- Envío de CV: Remite tu Currículum Vitae actualizado al correo electrónico [email protected].
- Asunto del Correo: Es indispensable colocar en el asunto: VACANTE – ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE CAFÉ Y CACAO (SUPLENCIA).
- Fecha Límite: Recibiremos postulaciones hasta el 25 de mayo.
- Nota: Al tratarse de una plaza por suplencia (licencia por maternidad), se valorará la disponibilidad inmediata de los candidatos seleccionados.
“Solidaridad es una organización que valora la diversidad y garantiza la igualdad de oportunidades para todos los candidatos, independientemente de su edad, raza, género, clase, nacionalidad, orientación sexual, religión o creencias”
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