Vacante | Asistente Administrativo Programa Café – CERRADA

¿De qué se trata esta posición? – Funciones

• Asegurar la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad, sea seguido por todo el personal del Programa.
• Llevar un archivo centralizado de la documentación básica del Programa (documento de Programa, contratos con donantes, informes, reporte anual financiero, etc.).
• Mantener una base de datos de los donantes y organizaciones que brindan apoyo financiero y estratégico.
• Coordinar citas y reuniones, entre otros requerimientos del Gerente del Programa de café y la Coordinadora del Programa Café y otro personal del Programa que lo requiera.
• Participar en las reuniones de coordinación y planificación de actividades con el equipo técnico, talleres y/o Grupos de Trabajo de la oficina y de la institución.
• Coordinar y llevar el control de la cotización, contratación y pago de servicios requeridos para los viajes del staff del Programa de café, tales como, vuelos, hospedaje, movilidad, alquileres, talleres, capacitaciones, etc.
• Recepción y distribución de comunicaciones externas/internas, redacción e impresión de cartas y otros documentos comunicacionales.
• Redacción de informes diversos, cartas, cuadros y memorandos que se requieran.
• Asegurar el proceso adecuado para la adquisición de bienes y servicios, luego coordinar con la oficina central sobre la conformidad de la documentación contractual (en caso corresponda): proceso de convocatoria, términos de referencia, contratos, adendas.
• Llenar de manera oportuna el archivo de control de contratos del Programa compartido con administración central.
• Mantener los archivos del Programa (files, cds y en la nube) en forma ordenada y metódica.
• Revisión de la asignación adecuada de las partidas del Programa en las rendiciones del equipo técnico.
• Apoyar en la promoción y difusión del Programa.
• Coordinación logística organizando conferencias, talleres, visitas, y otras actividades requeridas.
• Llevar el control del activo fijo del Programa, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
• Llevar el control de insumos agrícolas adquiridos y donados (actas de transferencias) por el Programa y reportarlo a la oficina central.
• Realizar el control y seguimiento de correcto uso de los vehículos asignados al personal del Programa.
• Realizar el control y autorización del uso eficiente del combustible que utilicen los vehículos del Programa.
• Llevar el Control de bitácoras y realizar un reporte semanal según los formatos establecidos para ser emitidos al área de coordinación de Programa.
• Apoyo en la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, Programar, tablets, vehículos, etc.).
• Asegurar el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos.
• Apoyo en el registro y uso de back up de la información estratégica electrónica de SOLIDARIDAD.
• Informar al área administrativa-contable de la oficina central en Lima sobre temas trascendentes administrativos del Programa y otros que se requieran.
• Organización de convenios, acuerdos y otros documentos relacionados al Programa Café.

Actividades Administrativas/RRHH de apoyo a Central:

• Apoyar en el control de vacaciones y días subsidiados del personal del programa para reportarlo a oficina central. Así como, apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a la oficina central.
• Apoyo en el seguimiento al cumplimiento del llenado de los Timesheet del personal del Programa Café.
• Apoyo en organizar actividades que fomenten un buen clima laboral entre los colaboradores del programa.
• Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del proyecto.

¿A quién estamos buscando? – Perfil del puesto

Objetivo del Puesto:

Contribuir a la efectiva implementación de procesos y políticas administrativas, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del Programa en el que se desarrolla. Asimismo, de colaborar e identificarse con los fines de la organización.

Posición en la organización:

• Reporta al Gerente de Programa Café.
• Reporta al Coordinador del Programa Café.
• Trabaja en coordinación con el equipo técnico del Programa Café.
• Coordina y reporta al equipo administrativo Central.
• El trabajo se realizará desde la oficina de SOLIDARIDAD en Moyobamba.

Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:

Egresado técnico en Administración de empresas, Contabilidad y/o afines.

Conocimientos para el puesto:

Dominio de Programas de Microsoft Office (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel intermedio o avanzado.

Principales habilidades:

• Habilidades de comunicación oral y escrita para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
• Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del Programa.
• Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
• Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva.
• Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
• Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
• Orientado al logro de objetivos.
• Excelente capacidad de redacción.
• Compromiso con los fines de la organización.

Experiencia Laboral:

• 2 años experiencia como Asistente Administrativo.
• 2 años de experiencia trabajando en Programas de Café (deseable).
• Experiencia en logística y cotización.
• Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
• Experiencia trabajando con productores.
• Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc).
• Experiencia en el manejo de Kardex.

Lugar de trabajo:

Moyobamba, Tarapoto – Perú.

¿Qué te ofrecemos?

• Salario competitivo al mercado.
• Equipo de trabajo comprometido y sólido.
• Redes internacionales de trabajo.
• Capacitación permanente.
• Todos los beneficios de ley y otros de la Organización.
• Oportunidad y facilidad de viajar dentro y fuera del territorio peruano.
• En caso de vivir fuera de Moyobamba, facilidad para la reubicación.

Proceso de postulación

Si estás interesado/a en ser parte de este emocionante Programa, envía tu CV al correo electrónico [email protected], con el asunto VACANTE – ASISTENTE ADMINISTRATIVA DEL Programa Café, incluyendo una carta de motivación explicando las razones por las que piensas que tú eres el/la mejor candidato/a para esta posición.

¡Te esperamos hasta el 14 de junio!

“Solidaridad es una organización que valora la diversidad y garantiza la igualdad de oportunidades para todos los candidatos, independientemente de su edad, raza, género, clase, nacionalidad, orientación sexual, religión o creencias”

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