La fundación, como Responsable del tratamiento puede, en desarrollo de sus
actividades, recopilar información personal de:

✔ Funcionarios
✔ Proveedores y contratistas
✔ Funcionarios y representantes de empresas aliadas
✔ Productores

Así mismo, podrá recopilar de los titulares de la información algunos datos dentro de los que se encuentran:

✔ Datos de identificación: Nombres, apellidos, tipo de identificación, estado civil,
sexo, firma, datos de familia, lugar y fecha de nacimiento y datos biométricos.
✔ Datos de ubicación: Dirección, teléfono y correo electrónico.
✔ Datos sensibles.

✔ Datos de contenido socioeconómico: Datos financieros, patrimoniales y
actividad económica; así como los datos relacionados con la experiencia
laboral y nivel educativo del titular de la información.
✔ Otros datos como gustos y/o intereses particulares y datos de antecedentes
judiciales y/o disciplinarios.

Del anterior listado de datos personales, la fundación únicamente recopilará los que sean considerados necesarios para las finalidades para las cuales vayan a  ser tratados en cada una de sus actividades o proyectos/programas.

Los datos personales recopilados, almacenados, utilizados, transmitidos y de cualquier otra forma tratados, son administrados por el Responsable y su personal autorizado para dicho fin asegurando su confidencialidad y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución, por la Ley que rige sus actividades, así como por lo establecido en la legislación nacional vigente en materia de datos personales, la cual establece los siguientes aspectos para el tratamiento de la información personal:

3.1. Tratamiento de la información personal en las actividades de recursos humanos. La fundación, en desarrollo de sus actividades de selección, contratación y bienestar de los candidatos que se presentan y de sus funcionarios, y previa autorización otorgada por los titulares de la información, recolecta y almacena datos personales de los mismos y de sus familiares, sean estos públicos, privados, semi-privados y aún sensibles, con el fin de realizar los procesos de selección, contratación y mantenimiento de la relación laboral, así como para cumplir con sus obligaciones legales.

3.2. Tratamiento de información personal en el desarrollo de talleres y/o grupos focales. Teniendo en cuenta los talleres y grupos focales realizados por la fundación, ésta recolecta y almacena datos personales relacionados con la información de contacto de los productores asistentes a dichas actividades. La información recibida por la fundación es tratada conforme con la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias en materia de protección de datos personales, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información o sus representantes en el caso de personas menores de edad.

3.3. Tratamiento de la información personal en la actividad de comunicación y prensa. En el mismo sentido, en las actividades de comunicación y prensa que realiza la fundación, se recolectan y almacenan datos personales de los ciudadanos en lo relacionado a sus datos de contacto o sus imágenes, audios o videos. Esta información es entregada directamente por los titulares de la información y es tratada conforme con la presente política dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la misma.

3.4. Tratamiento de la información personal de contratistas y proveedores. La fundación utiliza la información personal recopilada mediante su proceso de compras con el fin de obtener el producto y/o servicio requerido para ejercer sus actividades, así como cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de registro en virtud de dicha adquisición.

3.5. Tratamiento de Datos Sensibles. La fundación no realiza generalmente el tratamiento de datos sensibles a menos que sea necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades, en particular en el caso de sus funcionarios. En caso de requerir realizar el tratamiento de datos sensibles, la fundación como Responsable, podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles la fundación deberá:
a. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento a menos que sea requerido legalmente.
b. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
c. No poner como condición para alguna actividad el suministro de datos personales sensibles, a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente como es el caso de las condiciones de salud de sus funcionarios.

3.6. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. En general la fundación no realiza el tratamiento de este tipo de datos dentro de su operación cotidiana. Sin embargo, en caso de requerirse el tratamiento de estos datos, el mismo se realizará siempre y cuando medie autorización expresa por parte del representante legal del niño, niña y/o adolescente, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y respondiendo por su interés superior.

3.7. Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente. Para el proceso de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos, la fundación recolecta información personal de sus aliados, productores y de terceros en general con el fin de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o legales, así como para dar respuesta adecuada a sus requerimientos, realizar estudios estadísticos, así como mantener registros históricos.

Tratamiento de información personal registrada en las páginas web y/o aplicaciones de la fundación. La fundación utiliza los datos personales recopilados
mediante sus plataformas digitales con el fin de: (i) asegurar el acceso, uso y operación regular de la aplicación, como también la disposición de los servicios;
(ii) procesar, analizar, compilar, reproducir, publicar, divulgar, crear, trabajos derivados como estudios, informes, bases de datos, y transferir, asignar, vender y/o alquilar a terceros la información, de forma agregada o anónima; (iii) administrar, actualizar, mejorar, personalizar y desarrollar las Aplicaciones y nuestros servicios; (iv) analizar datos en el acceso y uso de las aplicaciones (v) actualizar información en relación a las funcionalidades de las aplicaciones y nuestros servicios; (vi) ajustar advertencias, notificaciones e información suministrada a los usuarios durante el acceso y uso de las aplicaciones; (vii) contactar a los usuarios si es necesario por cualquier medio.

Los datos personales recopilados, almacenados, utilizados, transmitidos y de cualquier otra forma tratados, son administrados por el Responsable y su personal autorizado para dicho fin asegurando su confidencialidad y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución, por la Ley que rige sus actividades, así como por lo establecido en la legislación nacional vigente en materia de datos personales, la cual establece los siguientes aspectos para el tratamiento de la información personal:

La fundación informa a los titulares de la información, al momento de solicitar su autorización, las finalidades para las cuales son tratados sus datos personales las cuales están siempre enmarcadas dentro de las siguientes:

5.1. Proceso de recursos humanos

✔ Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, y verificación de datos suministrados por el candidato.
✔ Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con empleados (Vida laboral)
✔ Actividades laborales y de bienestar social.
✔ Actividades como la gestión contable y financiera.
✔ Atención y trámite de quejas y peticiones

5.2. Proceso de compras – proveedores

✔ Estudio y verificación de información y documentación durante los procesos de selección de proveedores.
✔ Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con proveedores.
✔ Actividades como la gestión contable y financiera.
✔ Atención y trámite de quejas y peticiones.

5.3. Procesos educativos y de investigación
✔ Mantener contacto con los asistentes a talleres y grupos focales
✔ Mantener contacto con los participantes de cursos virtuales
✔ Enviar información considerada de interés de los asistentes y participantes en los procesos educativos y de investigación.
✔ Compartirla con empresas aliadas u otros miembros de Solidaridad Network dentro y fuera del territorio colombiano.
✔ Fines de control, histórico y estadísticos.

5.4. Procesos relacionados con los proyectos/programas
✔ Definir indicadores de referencia.
✔ Validar comportamientos de variables en el tiempo
✔ Todos los objetivos relacionados con el desarrollo sostenible
✔ Realizar análisis y sacar estadísticas
✔ Compartirla con empresas aliadas y organizaciones de Solidaridad Network de forma estadística
✔ Ofrecer opciones crediticias
✔ Atender peticiones, quejas y reclamos
✔ Atender requerimientos de autoridades

La fundación puede contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, físicos y/o telefónicos para las finalidades previstas en la presente política. Así mismo puede llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores, o en aquellos provistos por un tercero, los cuales podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con la presente política.

La fundación puede compartir la información recopilada de acuerdo con las necesidades de la entidad (i) con terceros para la prestación de servicios a la fundación, incluyendo los servicios de mantenimiento y desarrollo de nuestras aplicaciones; (ii) con nuestras empresas asociadas o filiales; (iii) con otros socios con los cuales la fundación comparte actividades o implementa proyectos .

Es de anotar que la información no será compartida con estos terceros a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades que enmarcan el objeto social del Responsable, y con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión de datos.

De requerirse o de ser obligada a cumplir mediante una orden judicial, administrativa o de carácter de arbitración para transferir, transmitir, compartir, compartir o divulgar la información a una autoridad gubernamental, solamente se suministrará información solicitada y se realizarán esfuerzos razonables para prevenir una divulgación no autorizada y/o transferir dicha información, así como obtener tratamiento confidencial de cualquier información no divulgada de conformidad con la ley aplicable.

La información recibida por la fundación a través de aliados y terceros en general es recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo, el uso dado a esta información está dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia de la fundación.

En caso de que un aliado o tercero proporcione a la fundación o a sus proveedores y/o contratistas, información personal propia de otras personas, el aliado o tercero declara que tiene la autoridad de hacerlo y permite a la fundación utilizar la información de conformidad con esta Política.

La fundación como responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
j. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
k. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
f. Acceder, al menos una vez al mes de forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.

La fundación conserva la menor cantidad posible de información y solamente almacena la información personal recopilada por el tiempo requerido para cumplir con los propósitos descritos en esta Política de Privacidad, en la autorización para el tratamiento de datos y/o para hacer cumplimiento con nuestras obligaciones legales en virtud de la ley aplicable.

Si el titular de la información revoca su consentimiento para utilizar la información, la fundación retendrá la información en caso que se mantenga una relación contractual con el titular de la información y/o por el periodo de tiempo requerido para cumplir con nuestras obligaciones legales.

11.1. Área responsable.

La fundación a través del área de comunicaciones atenderá todas las peticiones,
consultas, quejas y/o reclamos de los titulares de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 cuando El Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como beneficiario de los programas desarrollados por la fundación o sea necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto de la entidad, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual y ya no resulta necesario para la entidad mantener la información con el fin de cumplir sus obligaciones, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus funcionarios, aliados, operadores o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.
En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros, la fundación hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros encargados de la recolección de la información, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

11.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.

Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por la fundación a través de los siguientes mecanismos:
● Envío de correo electrónico: [email protected]
● Directamente en las oficinas ubicadas en Carrera. 11a #93a-80 de la ciudad de
Bogotá.

Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

La fundación se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. La fundación publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política.

La presente política entra en vigencia a partir del mes de noviembre de 2017. Los datos personales tratados por la fundación permanecerán en las bases de datos de la fundación hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.

Ley aplicable y jurisdicción
Esta Política de Privacidad se regirá y se interpretará de conformidad con las legislaciones de Colombia, y cualesquiera dudas o disputas que surjan de la misma deberán ser resueltas por los tribunales de Colombia, Departamento de Cundinamarca, ciudad de Bogotá.