Vacante | Asistente administrativo del programa cacao – CERRADA

¿De qué trata esta posición? – Funciones

• Asegurar la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad, sea seguido por todo el personal del programa.
• Llevar un archivo centralizado de la documentación básica del programa (documento de proyecto, contratos con donantes, informes, reporte anual financiero, etc.).
• Mantener una base de datos de los donantes y organizaciones que brindan apoyo financiero y estratégico.
• Recibir la correspondencia, registrarla y remitirla a su destinatario. Preparar envíos de Courier.
• Coordinar citas y reuniones, entre otros requerimientos del Gerente del Programa de Cacao, el Coordinador del Programa Cacao y otro personal del programa que lo requiera.
• Participar en las reuniones de coordinación y planificación de actividades con el equipo Técnico, talleres y/o Grupos de Trabajo de la oficina y de la institución.
• Coordinar la cotización, contratación y pago de servicios requeridos para los viajes del staff del Programa de Cacao, tales como, vuelos, hospedaje, movilidad, alquileres, pruebas COVID, etc
• Recepción y distribución de comunicaciones externas/internas, redacción e impresión de cartas y otros documentos comunicacionales.
• Redacción de informes diversos, cartas, cuadros y memorandos que se requieran.
• Redactar contratos y adendas, de servicios y adquisición de bienes.
• Asegurar el proceso adecuado para la adquisición de bienes y servicios, luego coordinar con la oficina central sobre la conformidad de la documentación contractual (en caso corresponda): proceso de convocatoria, términos de referencia, contratos, adendas.
• Llenar de manera oportuna el archivo de control de contratos compartido con administración central.
• Llevar el control de la documentación del Coordinador del Programa Cacao de la Región San Martin. 
• Mantener los archivos del programa (files, cds y en la nube) en forma ordenada y metódica.
• Manejo eficiente de caja chica operativa.
• Revisión de la asignación adecuada de las partidas de cada proyecto en las rendiciones del equipo técnico.
• Apoyar en la promoción y difusión del programa.
• Apoyar en la búsqueda de fondos locales para el programa.
• Apoyo logístico organizando conferencias, talleres, visitas, y otras actividades requeridas.
• Llevar el control del activo fijo del programa, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
• Llevar el control de insumos agrícolas adquiridos por el programa y reportarlo a la oficina central.
• Realizar el control y seguimiento de correcto uso de los vehículos asignados al personal del proyecto.
• Realizar el control y autorización del uso eficiente del combustible que utilicen los vehículos del proyecto.
• Llevar el Control de bitácoras y realizar un reporte semanal según los formatos establecidos para ser emitidos al área de coordinación de programa.
• Apoyo en la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.).
• Asegurar el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos.
• Apoyo en el registro y uso de back up de la información estratégica electrónica de SOLIDARIDAD.
• Gestionar la obtención/renovación de licencias, permisos y certificaciones de la oficina.
• Asegurarse de la correcta contratación y renovación de los seguros de inmuebles, vehículos y equipos de SOLIDARIDAD.
• Apoyar en el control de vacaciones y días subsidiados del personal del programa para reportarlo a oficina central. Así como, apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a la oficina central.
• Responder a las llamadas telefónicas nacionales e internacionales.
• Atender a visitantes nacionales y/o extranjeros.
• Controlar y distribuir los útiles de oficina.
• Velar por mantener el stock de materiales, artículos de alacena, de limpieza y útiles de oficina, para el cumplimiento de sus fines.
• Apoyo en organizar actividades que fomenten un buen clima laboral entre los colaboradores del programa,
• Informar al área administrativa-contable de la oficina central en Lima sobre temas trascendentes administrativos del programa y otros que se requieran.
• Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del proyecto.

Objetivo del Puesto:

• Contribuir a la efectiva implementación de procesos y políticas administrativas, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del proyecto en el que se desarrolla.

Posición en la organización

• Reporta al Coordinador del Programa Cacao.
• Reporta al Gerente de Programa Cacao.  
• Trabaja en coordinación con el equipo técnico del Programa Cacao.
• Trabaja en coordinación con el equipo contable-administrativo central de SOLIDARIDAD.
• El trabajo se realizará desde la oficina de SOLIDARIDAD en Juanjui – San Martín

Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:

• Egresado técnico o universitario en Administración de empresas y/o Contabilidad.

Conocimiento para el puesto

• Conocimiento intermedio del idioma inglés.
• Dominio de programas de Microsoft Office (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel intermedio o avanzado. 

Experiencia Laboral:

• Dos años experiencia como Administrador o Asistente Administrativo 
• Experiencia en logística y cotización.
• Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
• Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc).
• Experiencia en el manejo de Kardex.

Principales competencias y capacidades:

• Habilidades de comunicación oral y escrita para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
• Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
• Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
• Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
• Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
• Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
• Orientado al logro de objetivos.
• Excelente capacidad de redacción.

¿Qué ofrecemos?

• Salario competitivo al mercado.
• Equipo de trabajo comprometido y sólido.
• Redes internacionales de trabajo.
• Capacitación permanente.
• Todos los beneficios de ley y otros de la Organización, como día libre por cumpleaños.

Si estás interesado/a en ser parte de este emocionante proyecto, envía tu CV al correo electrónico [email protected], con el asunto VACANTE – ASISTENTE ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA CACAO, incluyendo una carta de motivación explicando las razones por las que piensas que tú eres el/la mejor candidato/a para esta posición. ¡Te esperamos hasta el 01 de agosto!

“Solidaridad es una organización que valora la diversidad y garantiza la igualdad de oportunidades para todos los candidatos, independientemente de su edad, raza, género, clase, nacionalidad, orientación sexual, religión o creencias”