Acerca de Solidaridad
Solidaridad es una organización internacional de la sociedad civil con más de 50 años de experiencia y operaciones en más de 40 países en el desarrollo de cadenas de valor socialmente inclusivas, ambientalmente responsables y económicamente rentables en los sectores de la agricultura y la minería artesanal. Promueve asociaciones y soluciones innovadoras con gobiernos, organizaciones de productores, cooperativas y empresas nacionales e internacionales para ayudar a los agricultores y ganaderos a producir mejor. Su misión es garantizar la transición hacia una economía sostenible e inclusiva que maximice los beneficios para las personas y el planeta.
Solidaridad considera la inclusión social y la equidad de género como parte de su estrategia y política para la creación y promoción de cadenas de suministro y sectores que sean económica, social y ambientalmente sostenibles. Dado que este es un tema clave para el cambio sistémico necesario para enfrentar los desafíos globales del crecimiento en la población y los impactos que esto conlleva.
Parte del trabajo administrativo en pago a créditos a productores, bajo el marco de la plataforma ACORN, una plataforma como parte de un programa del banco holandés Rabobank que permite el registro de pequeños productores que desean aplicar a créditos o bonos de carbono en sistemas agroforestales con café y cacao.
Actualmente, en Solidaridad Perú, nos encontramos en la búsqueda de un “Asistente Administrativo del Programa Café”, si te interesa y cumples con el perfil te invitamos a participar de esta convocatoria.
¿De qué trata la posición?
- Asegurar que la comprensión y el cumplimiento adecuado de las políticas, normas y procedimientos de Solidaridad, sea seguido por todo el personal del programa.
- Llevar un archivo centralizado en shared drive de la documentación básica del programa (documento de proyecto, contratos con donantes, informes, reporte anual financiero, etc.).
- Participar en las reuniones (semanales) de coordinación y planificación de actividades con el equipo técnico.
- Asegurar el proceso adecuado para la adquisición de bienes y servicios para el programa, siguiendo el siguiente proceso:
- Recepcionar el requerimiento de contratación respectivo, verificando la información presupuestal y técnica.
- Validar fondos disponibles con el área financiero.
- Apoyar en el proceso de convocatoria en las diferentes plataformas laborales, con la información recibida en los términos de referencia.
- Una vez que el equipo interesado haya seleccionado a su candidato, deberá enviar al asistente administrativo del programa, los CVs, criterios de evaluación, propuestas / cotizaciones u otros para su revisión y almacenamiento.
- Gestionar la redacción del contrato según TdR y propuesta/cotización.
- Llenar de manera oportuna el archivo de control de contratos.
- Apoyo en la vigilancia/seguimiento de entregables y comunicación oportuna a los equipos responsables de la contratación.
- En caso sea necesario gestionar las adendas respectivas de acuerdo a la información brindada por los equipos responsables de la contratación, esta información incluye la justificación del motivo de la adenda.
- En caso sea adquisición de bienes, se realizará cuadro comparativo de cotizaciones justificando la mejor propuesta a elegir.
- Elaborar los certificados por los servicios de terceros a la culminación de su contrato.
- Gestionar las solicitudes de emisión de pasajes aéreos del programa:
- Solicitar la cotización con la agencia de viajes y comunicar al equipo interesado.
- Solicitar la agenda / programa del viaje a realizar incluyendo la información presupuestal que asumirá dicho gasto.
- Solicitar la emisión de los pasajes aéreos y revisión de los mismos asegurándose de la información contenida.
- Llenar el cuadro de control de compra de pasajes aéreos.
- Solicitar el pago correspondiente de la compra a tesorería, adjuntando la documentación respectiva.
- Verifica que los formatos de solicitud de viáticos y otros gastos, que envía el equipo del programa, cumplan con los lineamientos del Proceso de Solicitud de Viáticos y otros gastos:
- Asegurar que las solicitudes de viáticos estén almacenadas en la carpeta Drive asignada y compartida con los usuarios y tesorería.
- Verificar que la solicitud cumpla los lineamientos del donante e institucionales, según PGS 03 y en el FOS 11.
- Realizar las correcciones que hayan sido identificadas, para que la solicitud proceda.
- Verifica que las rendiciones de gastos/viáticos del equipo del programa cumpla con lo establecido en el PGS 03:
- Asegurar que los datos presupuestados estén llenados correctamente.
- Verificar que los datos de las facturas estén a nombre de Solidaridad.
- Verificar que estén usando el formato de rendición actual
- Verifica que los gastos correspondan a las partidas correspondientes del proyecto
- Manejo eficiente de caja chica operativa.
- Controlar y distribuir los útiles, suministros y activos menores de oficina.
- Velar por mantener el stock de materiales, artículos de alacena, de limpieza y útiles de oficina, para el cumplimiento de sus fines
- Encargada de la logística organizando conferencias, talleres, visitas (nacionales e internacionales), y otras actividades requeridas, pago de servicios de los eventos, alojamientos
- Llevar el control del activo fijo del programa, registro de préstamos de equipos, mantenimiento, bajas, inventario de los activos y reportarlo a la oficina central.
- Apoyo en la entrega de los insumos agrícolas previa coordinación con el equipo técnico, haciendo firmar las actas de transferencias correspondientes.
- Llevar el control (Kardex) actualizado de insumos agrícolas adquiridos por el programa y reportarlo oportunamente a la oficina central.
- Realizar el control y seguimiento de correcto uso de los vehículos asignados al personal del proyecto: mantenimientos oportunos, SOAT, etc.
- Realizar el control y autorización del uso eficiente del combustible que utilicen los vehículos del proyecto.
- Llevar el Control de bitácoras y realizar un reporte semanal según los formatos establecidos para ser emitidos al área de coordinación de programa.
- Vigilar la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.) del programa.
- Asegurar el uso de licencias de software, así como la adquisición/renovación de software antivirus y de protección de los equipos.
- Asegurarse de la correcta contratación y renovación de los seguros vehiculares del Programa.
- Informar al área administrativa-contable de la oficina central en Lima sobre temas trascendentes administrativos del programa y otros que se requieran.
- Llevar un registro actualizado de los libros y otros documentos de la biblioteca técnica del Programa Café.
Funciones de apoyo en RRHH:
- Comunicar a la oficina central sobre las solicitudes de vacaciones y días subsidiados del personal del programa. Asimismo, llevar un registro actualizado de permisos solicitados por el personal por diferentes motivos.
- Apoyar en el control de asistencias del personal, ingresos y salidas para reportarlo a la oficina central.
- Apoyo al encargado de RRHH para organizar actividades que fomenten un buen clima laboral entre los empleados de Solidaridad: Cumpleaños, días festivos, aniversarios, celebración de fin año, talleres vinculados al área.
- Apoyo coordinando con el equipo administrativo – central cualquier inconveniente con los correos institucionales.
Funciones Acorn:
- Apoyo en la gestión de pagos a los productores preparando las plantillas del banco.
- Mantener la plataforma Acorn actualizado el estatus de pago a cada productor.
- Mantener actualizado el directorio telefónico de los productores inscritos en la plataforma ACORN.
- Apoyo en alimentar la Base datos (expediente) de los productores, manteniendo un archivo digital de los pagos a cada productor, contratos, pagos y cualquier otro documento relacionado.
- Apoyo en la firma de los contratos de participación con los productores en conjunto con el equipo técnico.
- Informar/reportar cualquier inconveniente que ocurra en el proceso.
Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del programa.
Perfil del puesto
Objetivo del Puesto:
Contribuir a la efectiva implementación de procesos y políticas administrativas, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos de los proyectos en el que se desarrolla.
Experiencia laboral:
- Tres años experiencia como Administrador o asistente Administrativo
- Experiencia en procesos de contratación de Servicios y/o consultorías.
- Experiencia en logística, cotización y organización de eventos.
- Experiencia con trato de productores del sector Café (deseable)
- Experiencia en relacionamiento con organizaciones e instituciones.
- Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
- Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc)
- Experiencia en el manejo de Kardex
- Experiencia en uso de plataformas de bancos y gestión de pagos
Posición en la organización:
- Reporta al Gerente del Programa de café.
- Reporta al Coordinador del Programa café. .
- Trabaja en coordinación con el equipo técnico del Programa Café
- Trabaja en coordinación con el equipo contable-administrativo central de SOLIDARIDAD
Formación académica:
- Egresado(a) universitario en Administración de empresas y/o Contabilidad.
Conocimientos para el puesto:
- Conocimiento intermedio del idioma inglés (deseable)
- Dominio de programas de Microsoft Office (e.g. Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel intermedio o avanzado.
Principales habilidades:
- Habilidades de comunicación asertiva (oral y escrita) para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
- Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
- Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
- Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
- Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
- Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
- Orientado al logro de objetivos.
- Excelente capacidad de redacción.
Principales competencias
- Facilidad de comunicación y empatía con personas y grupos vulnerables.
- Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
- Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
- Orientado al logro de objetivos.
- Habilidades comunicacionales, de concertación y de coordinación interinstitucional.
- Dominio de MS Office.
- El profesional con disponibilidad para radicar en la ciudad de Moyobamba, San Martin.
¿Qué ofrecemos?
- Salario competitivo al mercado.
- Equipo de trabajo comprometido y sólido.
- Redes internacionales de trabajo.
- Capacitación permanente.
- Todos los beneficios de ley y otros de la Organización, como día libre por cumpleaños.
Postulaciones
Si estás interesado/a en ser parte de este emocionante proyecto, envía tu CV al correo electrónico [email protected], con el asunto VACANTE – ASISTENTE ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA CAFÉ, incluyendo una carta de motivación explicando las razones por las que piensas que tú eres el/la mejor candidato/a para esta posición.
