Introducción
Solidaridad valora la posibilidad de dar al personal interno y externo, incluyendo directores y miembros del consejo de supervisión, la opción de denunciar anomalías de carácter general, operativo o financiero a la dirección o a un asesor confidencial interno. Cabe mencionar que un aspecto importante de este procedimiento es que el puesto del denunciante no correrá peligro.
Este procedimiento es para el personal interno y externo de Solidaridad. Cualquier persona ajena a la organización puede someter una queja a través de la página web de la misma.
Propósitos del procedimiento
- brindar la oportunidad a los empleados de Solidaridad de denunciar anomalías o sospecha de éstas con el fin de dar un seguimiento adecuado;
- dejar en claro a los empleados que no se tomarán medidas represivas ni se les tratará de manera injusta si, de buena fe, denuncian dichas (sospechas de) anomalías;
- permitir que el asesor confidencial interno conozca la posibilidad de cualquier anomalía desde sus inicios;
- favorecer una cultura en la que se destaca la transparencia, responsabilidad e integridad.
El principio fundamental de este procedimiento es que cualquier persona que sospeche una anomalía, acuda en primera instancia a su supervisor. También existe la opción de hablar sobre el asunto con el asesor confidencial interno. Cualquier cuestión presentada bajo este procedimiento se manejará de forma absolutamente confidencial y el supervisor o asesor confidencial interno le informará al vigía sobre los siguientes pasos a seguir. Posteriormente, se puede acudir al siguiente nivel organizacional, dependiendo de la persona o personas involucradas en la anomalía, la importancia de ésta y la confianza en las personas que reciben la denuncia.
En caso de sospecha de alguna anomalía, debes comentarlo con tu supervisor. Si acaso el supervisor es el involucrado, puedes informar al supervisor de tu supervisor. En última instancia, puedes reportarlo al presidente de la junta continental. La confidencialidad de la identidad del vigía está garantizada en todos los niveles de autoridad debajo del nivel de autoridad de la persona que recibe la denuncia.
Siempre puedes reportar la sospecha de anomalía al asesor confidencial interno designado al Centro Especializado Regional (REC) o al asesor confidencial interno global.
Los asesores confidenciales internos son:
Es necesario también proteger a las personas potencialmente involucradas en las irregularidades denunciadas dentro del procedimiento de canalización de denuncias internas Con el fin de prevenir perjuicios innecesarios a dichas personas, se le pide al vigía que respete la privacidad de la persona posiblemente implicada y evite expresar cualquier opinión al respecto con personas fuera del procedimiento.
Artículos
Artículo 1. Definiciones.
- Empleado: todo el personal (nómina, consultores asociados, becarios y voluntarios) y miembros de la junta ejecutiva.
- Supervisor: Cualquier persona que supervise a otra persona dentro de Solidaridad.
- Asesor confidencial interno: Persona asignada por el consejo supervisor de Solidaridad específicamente para recibir la denuncia de las (presuntas) anomalías y para manejar el tema en nombre de Solidaridad. El asesor confidencial interno respetará la confidencialidad de las cuestiones denunciadas y manejará el asunto en conjunto con aquellos responsables dentro de nuestra organización.
- Vigía: Empleado que denuncia una (presunta) anomalía a un supervisor o asesor confidencial interno.
- Anomalía: Sospecha (por motivos razonables) de una irregularidad de carácter general, operativo o financiero que sea responsabilidad de Solidaridad y relacionada con (una amenaza de):
- un delito;
- violación de las leyes aplicables o reglamentos;
- peligro a la sanidad pública, seguridad o el medio ambiente;
- información deliberadamente incorrecta de órganos gubernamentales;
- violación del código de conducta u otros procedimientos de Solidaridad;
- derroche de dinero procedente de donantes;
- retención deliberada de la información de cualquier asunto mencionado anteriormente.
Artículo 2. Denuncia de una(presunta) anomalía.
Se debe considerar si la (presunta) anomalía entra dentro del programa de canalización de denuncias internas. La (presunta) anomalía debe denunciarse con el supervisor. Si no es conveniente, el empleado puede acudir al siguiente nivel de supervisión, etc. hasta el director ejecutivo o el presidente de la junta supervisora internacional. Si la anomalía está relacionada con el director ejecutivo, se debe informar al presidente de la junta supervisora internacional. En caso de duda, el empleado puede hablarlo primero con el asesor confidencial interno o global. Esta persona tratará el mensaje con absoluta confidencialidad y asesorará al empleado sobre los siguientes pasos a seguir.
El supervisor o el asesor confidencial registrará la anomalía denunciada con la fecha en la que se recibió el mensaje. El empleado que presenta la denuncia firmará el registro y recibirá una copia.
El supervisor o el asesor confidencial de inmediato informará al asesor confidencial global sobre la presunta anomalía denunciada y éste se asegurará a su vez de enviar una copia de la denuncia tanto al director ejecutivo como al presidente de la junta supervisora en turno.
El vigía debe confirmar su identidad. Sin embargo, se garantiza absoluta confidencialidad.
Después de cada (presunta) anomalía denunciada, se abrirá una investigación. El director ejecutivo enviará una confirmación de recepción al vigía en un plazo de una semana después de recibir la denuncia.
El director ejecutivo evaluará si es necesario informar a un tercero (policía, investigador externo u otro) sobre la anomalía.
Tanto el vigía como las personas a las que se les informó la anomalía, deberán tratar el tema con absoluta discreción. Después de 6 semanas de la denuncia inicial, se le informará al vigía el punto de vista interno sobre el tema o si es necesario aplazar los tiempos para investigar el asunto. En todos los casos, se comentarán todas las medidas adoptadas hasta el momento.
Artículo 3. Protección legal y confidencialidad.
Cualquier persona que, en el contexto de este procedimiento, obtenga información sobre la denuncia de una (presunta) anomalía, deberá mantener absoluta confidencialidad en cualquier contacto empleados y con terceras partes no involucradas en el marco del procedimiento, a menos que se le obligue por ley.
El denunciar una (presunta) anomalía de buena fe y conforme al procedimiento, no supondrá riesgo alguno al puesto del empleado como consecuencia de dicha denuncia. Represalias contra los empleados como consecuencia de una denuncia de buena fe, serán consideradas como una violación a este procedimiento y al código de conducta de Solidaridad, teniendo como consecuencia medidas apropiadas para proteger la posición del empleado demandante y la persona o personas responsables por dicha violación serán sancionadas.
Si el empleado sospecha que hay repercusiones negativas después de denunciar la (presunta) anomalía, debe informar en cuanto sea prácticamente posible al director ejecutivo o al presidente del consejo de administración internacional.
Artículo 4. Entrada en vigor, evaluación y modificaciones.
- Este procedimiento se ha discutido y fue aprobado por el consejo asesor internacional.
- Este procedimiento entra en vigencia el 1 de enero de 2018.
- Este procedimiento será evaluado después de dos años de entrar en vigencia.
- Este procedimiento puede ser modificado de cuando en cuando, después de su consulta y con la aprobación del consejo asesor internacional.
